Ai sensi dell’art.13 del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, di seguito GDPR) e del d.lgs. 24/2023, la società SOCIETA’ SIGEST S.R.L. in persona del legale rappresentante pro tempore, (di seguito anche solo SIGEST o Titolare o anche Società) fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni, disciplinate dalla Procedura Whistleblowing scelta dalla società.
Se la segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione con la Società, tale informativa deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro che viene qui integralmente richiamata a farne parte integrante con particolare riferimento alle finalità del trattamento, alle riprese audio e video ed al tempo di conservazione dei dati personali.

Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è la SOCIETA’ SIGEST S.R.L con sede in Via Corso di Porta Vittoria – Milano (MI) – Cap. 20122 Tel. 02 53.91.450, in persona del legale rappresentante pro tempore, CF e P.IVA 05955860969 – E-mail: sede@sigest.org – PEC:
sigestsrl@mailcertificata.it

Riferimenti normativi
Il Titolare effettua il trattamento in base a esigenze di adempimento di obblighi di legge:
gestione del procedimento di Whistleblowing, secondo quanto previsto dal D.Lgs n°24/2023 del 10/03/2023 recante “Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cuisiano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato” (di seguito anche solo “Decreto”).

Finalità del trattamento
I Suoi dati personali saranno trattati per finalità connesse alla gestione e verifica dello Segnalazione e per garantire un’adeguata applicazione della Procedura Whistleblowing.
In particolare, i dati personali sono trattati dal Titolare per le seguenti finalità:
a) la corretta e completa gestione del procedimento della Segnalazione Whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia whistleblowing (d.lgs. n. 24/2023)
b) le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti;
c) difesa o accertamento di un di un proprio diritto in contenziosi civili, amministrativi o penali;
d) la risposta ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria o Autorità alla stessa assimilata.
e) adempimento di obblighi previsti dalla legge o dalla normativa comunitaria

Base giuridica del trattamento

• per la finalità di cui alla lettera a) e b), presupposto per il trattamento è l’adempimento di un obbligo di Legge cui è soggetto il Titolare ex art. 6, par. 1, Iettera c) del GDPR come previsto dal Decreto, che impone al Titolare di dotarsi di un canale informativo per ricevere le Segnalazioni;
• per le finalità di cui alla lettera c), presupposto per il trattamento è il legittimo interesse dello Società ex art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR alla tutela dei propri diritti. In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i dati personali raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i dati personali sono stati raccolti, del rapporto tro Lei e Io Società, della natura dei dati stessi e delle garanzie adeguate al loro trattamento);
• per la finalità di cui alla lettera d) e e), presupposto per il trattamento è l’adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR).
• Inoltre, per le segnalazioni registrate raccolte telefonicamente o tramite sistemi di messaggistica vocale o comunque in forma orale, dal consenso del Segnalante (art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR).
• La Segnalazione non deve contenere Categorie particolari di dati personali, salvo i casi in cui ciò sia inevitabile e necessario ai fini della Segnalazione stesso. In tal coso, Il presupposto di liceità del trattamento di tali dati si fonda suII’art. 9, secondo paragrafo, lett. B) del GDPR relativamente alla finalità sub A e B e suII’art.9, secondo paragrafo, lett. F) del GDPR relativamente alla finalità sub C).

Tipologia di dati personali
I Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing (di seguito “Interessati”), quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).

Categorie particolari di dati di cui all’art. 9) del GDPR, qualora inserite nella segnalazione

Tempi di conservazione dei dati personali
I Dati personali contenuti nelle segnalazioni saranno conservati per non oltre 5 (cinque anni) dalla chiusura della stessa, da intendersi come momento di comunicazione dell’esito finale.

I messaggi audio rilasciati tramite la Piattaforma, e automaticamente trascritti, saranno immediatamente cancellati dal sistema.

Trascorsi i periodi di conservazione sopra indicati, le Segnalazioni potranno essere conservate solo in formo anonimizzato.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica Segnalazione accidentalmente forniti dal Segnalante, saranno immediatamente cancellati.

La SOCIETA’ SIGEST S.R.L. conserva i dati personali secondo nei termini previsti dall’art. 14 del d.lgs. n. 24/2023, cioè per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque per non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della Segnalazione.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente.

È fatta salva la conservazione per un periodo superiore in relazione a richieste della pubblica autorità pubbliche e dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. È fatta salva la conservazione dei dati personali, anche particolari, per un periodo superiore, nei limiti del termine di prescrizione dei diritti, in relazione ad esigenze connesse all’esercizio del diritto di difesa in caso di controversie.

Modalità e logica del trattamento

Il trattamento dei Suoi Dati personali sarò improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrò essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate atte a memorizzarli, gestirli e trasmetterli. Il trattamento avverrò mediante strumenti idonei e garantire la sicurezza e la riservatezza mediante l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione.

I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti automatizzati informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza.

Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.

Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è necessario per il conseguimento delle finalità di cui sopra; il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrebbe avere come conseguenza l’impossibilità di gestire la segnalazione.

Il conferimento dei Dati personali del Segnalante è facoltativo; infatti, sulla base della Procedura Whistleblowing adottato dallo Società, il Segnalante ha la facoltà di rimanere anonimo.

Categorie di destinatari
Alcuni trattamenti possono essere effettuati da ulteriori soggetti terzi, ai quali SOCIETA’ SIGEST S.R.L affida talune attività (o parte di esse) per le finalità sopra precisate.
Tali soggetti opereranno in qualità di Titolari autonomi o saranno designati Responsabili del trattamento e sono essenzialmente ricompresi nelle seguenti categorie:

a) responsabile whistleblowing individuato dal Titolare;

b) società incaricata per la gestione della piattaforma, nella sua qualità di Responsabile Esterno ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 28 GDPR;

c) consulenti esterni (per es. studi legali) eventualmente coinvolti nella fase istruttoria della segnalazione;
d) funzioni aziendali coinvolte nell’attività di ricezione, esame e valutazione delle segnalazioni;

e) responsabile/i della/e funzione/i interessata/e dalla segnalazione;

f) posizioni organizzative incaricate di svolgere accertamenti sulla segnalazione nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione;

g) istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia, Agenzie investigative;

h) organismo di vigilanza, ove presente.

i) Si precisa che il fornitore dello Piattaforma è stato designato della Società responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR.

I dati personali non saranno in alcun modo diffusi o divulgati verso soggetti diversi da quelli sopra individuati, né trasferiti all’estero verso paesi terzi.

Diritti degli interessati
L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, per quanto applicabili (diritto di accesso ai dati personali, diritto a rettificarli, diritto di ottenerne la cancellazione o cd. diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento), inviando una e-mail all’indirizzo: tecnico-sicurezza@sigest.org. La richiesta è formulata liberamente e senza formalità dall’interessato, che ha diritto di riceverne idoneo riscontro entro un termine ragionevole, in funzione delle circostanze del caso. L’Interessato può avvalersi, per l’esercizio dei suoi diritti, di organismi, organizzazioni o associazioni senza scopo di lucro, i cui obiettivi statutari siano di pubblico interesse e che siano attivi nel settore della protezione dei diritti e delle libertà degli Interessati con riguardo alla protezione dei dati personali, conferendo, a tal fine, idoneo mandato. L’Interessato può, altresì, farsi assistere da una persona di fiducia.

I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2- undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

È possibile ricevere maggiori informazioni sulle finalità e sulle modalità di trattamento dei dati personali, scrivendo all’indirizzo e-mail tecnico-sicurezza@sigest.org e indicando nell’oggetto “Privacy”.

DIRITTO DI RECLAMO
Gli interessati i quali ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti effettuato attraverso questo sito avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679, hanno il diritto di proporre reclamo, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento). Ulteriori informazioni in ordine ai propri diritti sulla protezione dei dati personali sono reperibili sul sito web del Garante per la Protezione dei Dati Personali all’indirizzo www.garanteprivacy.it.